Aplikaci IUCLID si můžete stáhnout zdarma na internetových stránkách IUCLID. Jste-li jedinou osobou ve vaší společnosti, která na dokumentaci pracuje, nejpohodlnější zřejmě bude pracovat s verzí pro stolní počítače na vlastním počítači. Nebo můžete použít serverovou verzi, s jejíž pomocí má ke stejným údajům IUCLID přístup několik lidí ve vaší společnosti současně a mohou s nimi současně pracovat.

První, co v aplikaci IUCLID musíte udělat, je vytvořit datový soubor látky, který obsahuje administrativní a vědecké údaje o látce, o jejíž registraci žádáte. Je základem pro registraci a musíte v něm uvést všechny požadované informace o vlastnostech, použití a expozici látky. Datový soubor můžete později kdykoli upravovat, například pokud zjistíte nové informace o látce.

Pokud jste v datovém souboru látky uvedli jakékoli informace, které by neměly být zveřejněny na internetových stránkách agentury ECHA, musíte je označit jako důvěrné. Každá žádost o zachování důvěrnosti informací musí mít pádný důvod.

Než budete pokračovat, zkontrolujte, zda je datový soubor látky kompletní, pomocí zásuvného modulu asistenčního nástroje pro potvrzení aplikace IUCLID. Ukáže vám, zda je datový soubor kompletní, nebo zda je potřeba jej upravit.

Asistenční nástroj pro potvrzení označí pole, která je třeba zkontrolovat. Abyste mohli dokumentaci úspěšně předložit agentuře ECHA, musíte všechny problémy zjištěné v rámci kontroly předložení opravit. Kontroly kvality vám mají pomoci zlepšit kvalitu údajů. V dalších aktualizacích aplikace IUCLID 6 budou zavedeny další kontroly kvality, které vám umožní vytvářet vysoce kvalitní dokumentaci.

Soubor, který předložíte agentuře ECHA za účelem registrace vaší látky, se nazývá dokumentace. Dokumentace je kopie vašeho datového souboru látky určená pouze ke čtení doplněná o administrativní informace o typu registrace.

Když kliknete pravým tlačítkem myši na datový soubor látky a zvolíte „Create Dossier“ (Vytvořit dokumentaci), spustíte průvodce vytvářením dokumentace, který vás celým procesem provede.

Při vytváření registrační dokumentace v aplikaci IUCLID dávejte pozor na:

• typ předložení: v průvodci vytvářením dokumentace zvolte správný typ předložení: registrujete látku určenou pro standardní použití (látka se používá samostatně nebo ve směsích) a se standardními informačními požadavky? Zahrnuje registrace látku určenou pouze k použití jako meziprodukt (látka se používá k výrobě jiné látky)? Jste hlavním nebo vedlejším žadatelem o registraci?
• Administrativní informace: můžete požádat, aby informace, jako je množstevní rozmezí nebo registrační číslo, zůstaly důvěrné.
• Pokud máte nárok na prominutí poplatku za dokumentace k látkám v rozmezí 1–10 tun ročně, musíte to zde také uvést. Jedná se o případ, kdy dobrovolně předkládáte standardní soubor informací k dané látce, přestože byste ji mohli zaregistrovat pouze s omezeným souborem informací.
• Název dokumentace: název dokumentace byste měli uvést v doplňujících administrativních informacích. Název by měl být takový, abyste podle něj byli schopni dokumentaci snadno dohledat ve svém systému. V názvu nepoužívejte důvěrné informace, neboť jej uvidí každý, s kým budete dokumentaci sdílet.

Když do dokumentace zadáte všechny informace, můžete ji zkontrolovat. Poté znovu otevřete asistenční nástroj pro potvrzení a zkontrolujte dokumentaci. I pokud asistenční nástroj pro potvrzení neukázal žádné nedostatky, když jste jej spustili na datovém souboru látky, je důležité, abyste jej spustili také na konečné verzi dokumentace, protože jste při vytváření dokumentace mohli přidat určité informace, které mohou vést k jinému výsledku z hlediska kompletnosti dokumentace.

Velké části registrační dokumentace jsou zveřejňovány ze zákona, můžete však požádat o to, aby některé informace zůstaly důvěrné. Pomocí zásuvného modulu pro šíření informací se můžete předem podívat na to, co bude zveřejněno na základě požadavků, které jste v dokumentaci uvedli.

Agentura ECHA prověří žádosti o důvěrnost informací, které jste v dokumentaci uvedli. Bude-li vaše žádost zamítnuta, budete mít možnost své odůvodnění doplnit. Je-li vaše žádost nedostatečně podložena, budou informace zveřejněny.

Jakmile budete s údaji ve své dokumentaci IUCLID spokojeni, exportujte ji nejprve do svého počítače a poté ji předložte agentuře ECHA pomocí nástroje REACH-IT.