1. Bewijsstukken* ter staving van de eigendomsstructuur van de onderneming op de datum van indiening (registratie, aanpassing van de registratie, kennisgeving enz.) in REACH-IT, met inbegrip van alle directe en indirecte partner- en verbonden ondernemingen, zowel van een hoger als van een lager niveau, waarbij rekening wordt gehouden met eventuele aandelen, stemrechten of overige uitoefening van invloed die van belang is voor het bepalen van de aanwezigheid van partner- en verbonden ondernemingen in de zin van artikel 3 van de bijlage bij Aanbeveling 2003/361/EG van de Commissie.

   *Als bewijsstukken ter staving van de aandeelhouders in een onderneming kunnen de volgende documenten in aanmerking komen, met inbegrip van de laatste wijzigingen in de toewijzing van aandelen: een uittreksel uit het handelsregister, de statuten, de oprichtingsakte, het register van aandeelhouders, enz.

2. Kopieën van de volledige reeks officiële jaarrekeningen (indien van toepassing gecontroleerd), samen met de bijbehorende toelichtingen en jaarverslagen, voor de twee meest recente afgesloten boekjaren voorafgaand aan het moment van elke indiening, evenals die van elke partner- en/of verbonden onderneming, overeenkomstig de artikelen 3, 4 en 6 van de bijlage bij aanbeveling van de Commissie.


3. Officiële certificaten/informatie van een officiële instantie** ter bevestiging van het aantal werkzame personen dat overeenkomt met het aantal arbeidsjaareenheden (AJE), overeenkomstig artikel 5 van de bijlage bij de aanbeveling van de Commissie, voor elk van de twee laatste afgesloten boekjaren voorafgaand aan het moment van indiening. Indien deze informatie is opgenomen in de jaarverslagen of de toelichting op de gecontroleerde jaarrekeningen, bent u niet verplicht deze documenten in te dienen.

   **Een officieel certificaat dat informatie bevat over het aantal werkzame personen bij een onderneming, kan worden aangevraagd bij onder andere (maar niet uitsluitend) de volgende nationale/lokale instanties: een belastingkantoor, de belastingdienst, het verzekeringskantoor, het arbeidsbureau, een bureau van de statistiek, een ziektekostenverzekeringsinstelling, private ziektekostenverzekeringsondernemingen enz.

Zorg dat u de in de punten 1, 2 en 3 genoemde documenten opstuurt voor alle directe en indirecte partner- en verbonden ondernemingen, zowel van een hoger als van een lager niveau, waarbij rekening wordt gehouden met eventuele aandelen, stemrechten of overige uitoefening van invloed die van belang is voor het bepalen van de aanwezigheid van partner- en verbonden ondernemingen in de zin van artikel 3 van de bijlage bij de aanbeveling van de Commissie.

Noot: Indien de onderneming en/of een van haar partner- en verbonden ondernemingen een geconsolideerde jaarrekening opstelt, of wordt geconsolideerd in de jaarrekening van een overige onderneming, stuurt u de geconsolideerde jaarrekening op, samen met de toelichting daarop.

Indien u optreedt als enige vertegenwoordiger, wordt overeenkomstig Aanbeveling 2003/361/EG aan de hand van het aantal werkzame personen, de omzet en de balansgegevens van de buiten de Gemeenschap gevestigde fabrikant, formuleerder van een preparaat of producent van een voorwerp, met inbegrip van de relevante informatie van verbonden en partnerondernemingen van de buiten de Gemeenschap gevestigde fabrikant, formuleerder van een preparaat of producent van een voorwerp, beoordeeld of de lagere vergoeding voor KMO's van toepassing is.

Na de analyse zal ECHA zo nodig om nadere stukken vragen. Zodra de verstrekte documentatie volledig is, zal ECHA u de uitkomst meedelen.

• Wanneer het recht op lagere vergoedingen bevestigd wordt, zal ECHA de uitkomst van de verificatie aan u meedelen en geen aanvullende facturen (voor het meerbedrag of ter vergoeding van administratieve kosten) uitschrijven.
• Wanneer uit de bewijsstukken blijkt dat de onderneming groter is dan de ten tijde van de indiening opgegeven groottecategorie, zal ECHA een besluit toezenden waarin de vastgestelde groottecategorie wordt gespecificeerd en facturen uitschrijven voor het resterende bedrag van de geldende registratievergoeding voor de juiste groottecategorie, vermeerderd met de geldende vergoeding voor administratieve kosten.

Wanneer de registrant onvoldoende of geen bewijsstukken verstrekt in de KMO-verificatieprocedure, wordt de registrant geacht niet voor de lagere vergoedingen voor KMO's in aanmerking te komen. ECHA zal de registrant dan ook het resterende bedrag van de standaardvergoeding in rekening brengen, vermeerderd met de vergoeding voor administratieve kosten voor grote (niet-KMO) ondernemingen.

Overeenkomstig artikel 94, lid 1, van de REACH-verordening en artikel 263 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, kunt u binnen twee maanden na ontvangst van de kennisgeving van het besluit beroep instellen bij het Gerecht van de Europese Unie voor toetsing van de rechtmatigheid van het besluit. Nuttige links naar de wetgevingsteksten waarin de procedure geregeld is, en een aide-mémoire voor verzoekschriften kunt u vinden op de website van het Gerecht van de Europese Unie. 

Zoals beschreven in het vorige onderdeel brengt ECHA naar aanleiding van de verificatieprocedure met betrekking tot de opgegeven KMO-categorie het bedrag van de geldende vergoeding voor de desbetreffende ondernemingsgrootte in rekening, evenals een vergoeding voor administratieve kosten voor registranten die ten onrechte hebben beweerd voor een verlaagde vergoeding in aanmerking te komen, overeenkomstig artikel 13, lid 4, van Verordening (EG) nr. 340/2008 (de vergoedingenverordening). De hoogte van de kosten werd in eerste instantie vastgesteld op basis van Besluit MB/D/29/2010 van de raad van bestuur van ECHA inzake de classificatie van diensten, later gewijzigd bij Besluit MB/21/2012/D van de raad van bestuur van ECHA.

Dus als de bewijsstukken die u tijdens de KMO-verificatieprocedure hebt verstrekt, de op het moment van de indiening (registratie, aanpassing van de registratie, kennisgeving, enz.) opgegeven KMO-groottecategorie niet aantonen, brengt ECHA u het resterende bedrag van de geldende vergoeding voor de juiste groottecategorie van de betrokken onderneming in rekening, vermeerderd met de geldende vergoeding voor administratieve kosten.

Als u onvoldoende of geen bewijsstukken verstrekt in de KMO-verificatieprocedure, wordt u geacht niet voor de lagere vergoedingen voor KMO's in aanmerking te komen. ECHA zal u dan ook het resterende bedrag van de standaardvergoeding in rekening brengen, vermeerderd met een vergoeding voor administratieve kosten voor grote (niet-KMO) ondernemingen.

Tot slot kunt u, als u uw bedrijfsgrootte op juiste wijze verbetert nadat ECHA contact met u heeft opgenomen, in aanmerking komen voor 50 procent korting op de geldende vergoeding voor administratieve kosten. De voorwaarden hiervoor worden nader toegelicht in het onderdeel 'Wat u moet doen als u de groottecategorie van uw onderneming onjuist heeft aangegeven'.

Raadpleeg het onderdeel Administratieve kosten voor de vergoedingen per bedrijfsgroottecategorie.

Registranten die niet hebben weten aan te tonen dat ze in aanmerking komen voor de verlaagde vergoedingen voor KMO's waarop ze aanspraak hebben gemaakt, moeten binnen de gestelde termijnen de geldende vergoedingen betalen zoals meegedeeld in het besluit van ECHA naar aanleiding van de KMO-verificatieprocedure en in de betreffende facturen.

In de aanvullende facturen die worden uitgeschreven na de KMO-verificatie, wordt een eerste betalingstermijn aangegeven. Als de betaling niet wordt ontvangen, wordt de termijn eenmalig verlengd. Als de registrant het volledige bedrag niet binnen de verlengde termijn voldoet, zal ECHA het besluit waarbij het de registratie aanvankelijk had goedgekeurd, nietig verklaren. Het registratienummer mag dan niet langer worden gebruikt en wordt in de databank van ECHA gedeactiveerd. Bovendien zal, als een deel van de registratievergoeding al is betaald ten tijde van de indiening van de registratie, dit bedrag niet worden terugbetaald. De onderneming zal van het besluit tot nietigverklaring in kennis worden gesteld en ECHA zal de bevoegde instanties van de betreffende lidstaat op de hoogte brengen.

Overeenkomstig artikel 20, lid 5, van de REACH-verordening kunnen registranten tot drie maanden na ontvangst van het besluit tot nietigverklaring beroep aantekenen tegen dit besluit bij de kamer van beroep van ECHA. De procedure voor het instellen van een beroep wordt beschreven in het onderdeel over de kamer van beroep op de ECHA-website.