Jak postupovat při aktualizaci dokumentací

Registrační dokumentace musí odrážet stávající poznatky ohledně toho, jak lze vaši látku bezpečně používat v místech výroby a jak ji mohou bezpečně používat uživatelé v celém dodavatelském řetězci. To znamená, že poté, co úspěšně předložíte registrační dokumentaci a obdržíte registrační číslo, vaše práce ještě nekončí.

Svou registraci musíte aktualizovat nebo se podílet na aktualizaci společné části registrace, pokud:

se změní vaše informace o látce nebo jejím použití, což zahrnuje například zvýšení množstevního rozmezí, nová použití, změnu složení látky atd.,
obdržíte rozhodnutí o hodnocení látky s žádostí o doplnění dalších informací k registraci.

Změny, které budou mít dopad na aktualizaci vaší dokumentace

Změny požadavků na informace pro registraci chemických látek podle nařízení REACH by mohly mít dopad na aktualizaci vaší dokumentace. Rovněž byste měli věnovat pozornost změnám harmonizované klasifikace a označování nebezpečných látek, které se aktualizují prostřednictvím „Přizpůsobení technickému pokroku“ a které každoročně vydává Evropská komise.

Agentura ECHA může s využitím nástrojů IT provádět screeningové kampaně zaměřené na dokumentace s cílem poukázat na aspekty registrací, které lze zlepšit. Agentura ECHA tak může žadateli o registraci připomenout, aby provedl aktualizaci své registrační dokumentace, zaměřil se na obavy, na něž bylo poukázáno, a zlepšil kvalitu údajů v budoucích podáních. Za aktualizaci svých údajů však nadále odpovídá žadatel o registraci. Jako žadatelé o registraci byste měli svoji dokumentaci považovat za „živý dokument“ a aktualizovat ji, kdykoli jsou k dispozici nové informace.

Praktické rady k aktualizaci dokumentace

Níže je uveden soubor praktických aspektů, které je třeba vzít v úvahu při aktualizaci registrační dokumentace. Tento seznam obsahuje pouze doporučení a neměl by být považován za jediný zdroj pokynů při ověřování, zda se aktualizace dokumentace vyžaduje, či nikoli.

Zkontrolujte, zda látku stále ještě vyrábíte/dovážíte.

Pokud látku již nevyrábíte/nedovážíte, odeberte výrobu/dovoz látky z registrace na vašem účtu v systému REACH-IT.

Zkontrolujte, zda množstevní rozmezí je stále správné.

Zkontrolujte, zda registrované množstevní rozmezí je stále aktuální. Uvažovaná hmotnost představuje množství vyrobené/dovezené za předchozí kalendářní rok (tj. již nikoliv průměr za předchozí tři roky).

Dokumentaci je třeba aktualizovat, pokud:

se snížilo množství dovážené nebo vyráběné látky,
množstevní rozmezí překročilo nebo pravděpodobně překročí množstevní rozmezí, které je registrované nyní.

Při vyšším množstevním rozmezí je ve vaší registrační dokumentaci požadováno více informací. Ověřte u hlavního žadatele o registraci, zda k nim máte přístup.

Zkontrolujte, zda vaše kontaktní údaje v systému REACH-IT jsou aktuální.

Je důležité, aby kontaktní údaje týkající se vašich registrací a společných podání v rámci systému REACH-IT byly aktuální. V případě potřeby agentura ECHA tyto informace využije k tomu, aby se s vámi mohla spojit. Tyto kontaktní údaje (v případě kontaktních údajů na hlavního žadatele o registraci) využívají také potenciální žadatelé o registraci, aby se s vámi mohli spojit.

Došlo ke změně složení vaší látky, která má dopad na vaši registrační dokumentaci?

Ujistěte se, že složení vaší látky spadá do hraničního složení látky podle společně předložených údajů. Pokud ne, musíte se buď domluvit s hlavním žadatelem o registraci na rozšíření hraničního složení látky, nebo musíte odstoupit od společně předložených údajů a poskytnout potřebné informace sami.

Jsou všechna vaše použití látky zahrnuta v registrační dokumentaci (registračních dokumentacích)?

Pokud zprávu o chemické bezpečnosti předkládá společně hlavní žadatel o registraci, ujistěte se, že všechna vaše použití jsou uvedena v hlavní dokumentaci i ve vaší vlastní dokumentaci. Musíte uvést použití z celého životního cyklu látky (například použití u následných uživatelů).

Pokud zpráva o chemické bezpečnosti není poskytnuta společně, měli byste ve své registrační dokumentaci uvést pouze použití ve vašem dodavatelském řetězci (tj. vaše použití a použití následnými uživateli).

Informujte o příslušných změnách v rámci dodavatelského řetězce.

Některé změny v registraci by měly být oznamovány v rámci vašeho dodavatelského řetězce, mimo jiné změny týkající se rozšířeného bezpečnostního listu, klasifikace nebezpečnosti nebo pokynů pro bezpečné používání.

Jaké povinnosti máte po úspěšné registraci?

Registrační dokumentace musí být průběžně aktualizována. Žadatelé o společnou registraci mají povinnost přispívat k procesu aktualizace registrační dokumentace. Sem patří i povinné sdílení údajů a nákladů. Rozhodně kontaktujte svého hlavního žadatele o registraci, abyste ověřili, zda splňujete všechny příslušné povinnosti týkající se sdílení údajů a sdílení nákladů podle nařízení REACH.

Jaká je lhůta pro aktualizaci vaší dokumentace?

Prováděcí nařízení o aktualizaci dokumentace objasnilo lhůty pro předložení aktualizace dokumentace. Podrobné informace naleznete na stránkách týkajících se fáze 7 v části „Dodržování lhůt pro aktualizaci“.

Mějte na paměti, že veškeré administrativní informace – jako jsou informace o vašem právním subjektu, adrese a kontaktní osobě – je třeba udržovat v nástroji REACH-IT aktualizované. Díky tomu vás budou úřady a ostatní žadatelé o společnou registraci moci ohledně vaší registrace kdykoli kontaktovat.