REACH-IT is de IT-tool die u moet gebruiken om informatie in te dienen bij ECHA, met inbegrip van verzoeken en registraties.

REACH-IT is toegankelijk via de startpagina van ECHA. U logt in met uw gebruikers-ID en wachtwoord. Als u nog geen gebruiker bent, kunt u zich aanmelden.

Vanuit het zoekmenu in REACH-IT klikt u op ‘Mederegistranten’ om de pagina met mederegistranten te vinden d.m.v. uw stofidentificatie (bijv. EC-nummer).

In het deel 'Registranten’ staan de eventuele bedrijven die de stof hebben geregistreerd, met contactgegevens en de rol binnen de gezamenlijke indiening.

In het deel ‘Potentiële registranten’ staan de bedrijven die een verzoek hebben ingediend voor de stof maar nog niet hebben geregistreerd, met de contactgegevens. Daar zult u ook staan.

Aangezien u gezamenlijk moet registreren, is het belangrijk dat uw contactgegevens actueel zijn zodat uw mederegistranten u kunnen bereiken.

De contactgegevens op de pagina met mederegistranten zijn de contactgegevens die u hebt aangegeven in uw verzoek, normaliter van een persoon binnen uw bedrijf of een derde vertegenwoordiger (third party representative - TPR).

Kies of u de huidige contactpersoon van uw verzoek wilt behouden of werk het bij.

Vanuit de pagina met mederegistranten klikt u op de knop 'Gezamenlijke indieningen'. Op de pagina ‘Gezamenlijke indieningen zoeken’ waar u naartoe wordt gebracht, selecteert u het vakje ‘Andere gezamenlijke indieningen tonen?'. Anders krijgt u alleen zoekresultaten over de gezamenlijke indieningen waaraan u al meedoet.

De zoekresultaten laten de gezamenlijke indieningen zien voor de stof. De zoekopdracht zal geen resultaten opleveren als u geen verzoek hebt gedaan.

Als er geen sprake is van een gezamenlijke indiening, bereidt u de aanmaak daarvan voor met uw mederegistranten.

Als er sprake is van een indiening, controleert u of het type binnen uw registratie past:

• U registreert een stof zoals gebruikt als een tussenproduct dat wordt (geproduceerd of) gebruikt onder strikt gecontroleerde voorwaarden. Dan kunt u een ‘volledige’ (standaard) gezamenlijke indiening doen of een gezamenlijke indiening van een ‘tussenproduct’ van uw stof;
• Als u een volledige registratie plant, kunt u zich alleen aansluiten bij een ‘volledige’ gezamenlijke indiening. Als er alleen sprake is van een gezamenlijke indiening van een ‘tussenproduct’, dan kunt u akkoord gaan met de bestaande gezamenlijke indiening zodat deze een ‘volledige’ gezamenlijke indiening wordt of u kunt de aanmaak van een ‘volledige’ gezamenlijke indiening zelf voorbereiden.

Zelfs als de stof nog niet is geregistreerd, is het mogelijk dat een gezamenlijke indiening reeds is aangemaakt door andere (eerdere) verzoeken.

Als een gezamenlijke indiening moet worden aangemaakt, neemt u contact op met uw mederegistranten via de contactgegevens op de pagina met mederegistranten om verdere stappen door te nemen.

Als u aansluit bij een gezamenlijke indiening, neemt u contact op met de hoofdregistrant via de contactgegevens op de pagina ‘Gezamenlijke indiening zoeken'.

E-mail is doorgaans de gemakkelijkste manier om contact op te nemen met de mederegistranten of de hoofdregistrant. U kunt ze niet via REACH-IT bereiken.

Reageer op mederegistranten als zij contact met u opnemen over uw intentie te registreren.

Als u eenmaal in contact bent met uw mederegistranten, moet u gelijkheid van stoffen vaststellen.

Voor het vaststellen van stofgelijkheid moeten alle mederegistranten - met inbegrip van uzelf - de naam van hun stof hebben vastgesteld volgens het Richtsnoer voor de identificatie en naamgeving van stoffen in REACH en CLP (zie ook fase 1: Ken uw portfolio).

Als de naam hetzelfde is, worden de stoffen als gelijk beschouwd.

Als u bij het bespreken van stofgelijkheid twijfels hebt in verband met vertrouwelijke bedrijfsinformatie (CBI), lees dan onderstaande vragen en antwoorden voordat u de werkzaamheden start.

Mederegistranten dienen collectief de beginselen van Bijlage III van het Richtsnoer voor de identificatie en naamgeving van stoffen in REACH en CLP in acht te nemen om de grenzen van de stof vast te stellen op basis van de gegevens die zij gezamenlijk indienen.

Dit wordt het stofidentiteitsprofiel (SIP) genoemd en moet worden vermeld in het registratiedossier van de hoofdregistrant.

Indien u aansluit bij een gezamenlijke indiening, moet u zich ervan vergewissen dat uw stof binnen de grenzen van het stofidentiteitsprofiel (SIP) valt dat door de mederegistranten is overeengekomen. Als uw stof niet binnen de grenzen van het SIP valt, moeten u en uw mederegistranten overeenkomen de reikwijdte van het SIP te vergroten of overeenkomen dat uw stof niet binnen de reikwijdte van de gezamenlijke indiening valt.

Zodra u bent overeengekomen dat uw stoffen hetzelfde zijn en dat alle mederegistranten - met inbegrip van uzelf - binnen het SIP van de gezamenlijke indiening passen, kunt u gaan samenwerken om gegevens en kosten te delen om gezamenlijk in te dienen (zie fase 3: Maak afspraken met uw mederegistranten).

Er zijn twee formeel verschillende rollen in de gezamenlijke indiening: de hoofdregistrant en – als die er zijn – de deelnemende registranten. Alle mederegistranten zijn echter verantwoordelijk voor de planning en de voortgang van het werk, de inhoud van de gezamenlijke delen van de registratie en de inhoud van hun eigen delen van de registratie.

Bij het aanmaken van een gezamenlijke indiening, kiezen de mederegistranten een hoofdregistrant (zie fase 3: Maak afspraken met uw mederegistranten). De hoofdregistrant moet de overeenstemming van de mederegistranten hebben en moet het gezamenlijke deel van de registratie eerst verzenden via REACH-IT voordat de leden hun registraties kunnen verzenden. De hoofdregistrant moet ook de beveiligingstokens aan de deelnemers verstrekken, zodat ze zich kunnen aansluiten bij de gezamenlijke registratie (zie fase 6: Dien uw registratiedossier in).

Voor alle andere taken moet u met uw mederegistranten afspreken hoe u gaat samenwerken. In de praktijk betekent dit beslissen wie wat doet en of bepaalde taken al dan niet worden uitbesteed. De overeenkomst is doorgaans gedocumenteerd.

Deze overeenkomst moet betrekking hebben op de verschillende activiteiten die mederegistranten moeten uitvoeren om de registratie te verrichten (zie fasen 3, 4, 5 en 6) en actueel te houden (zie fase 7). Dat zijn:

• Administratieve taken: contactpunten instellen voor communicatie, regelen hoe met facturen en betalingen wordt omgegaan, vergoedingsregelingen ontwikkelen en een administratie bijhouden.
• De inhoud van het dossier samenstellen: bestaande gegevens verzamelen, nieuwe gegevens genereren, gegevenskwaliteit bespreken, overeenkomen welke gegevens gezamenlijk worden ingediend, onderhandelen over kosten voor het delen van gegevens, chemischeveiligheidsbeoordelingen uitvoeren, de indeling afleiden en het chemischeveiligheidsrapport opstellen.
• Het IUCLID-dossier opstellen en indienen: het gezamenlijke registratiedossier aanmaken in IUCLID, het dossier indienen bij ECHA en de factuur en berichten in REACH-IT behandelen.

Als u zich aansluit bij een gezamenlijke indiening, bent u normaliter een lidregistrant. De eerder toegetreden mederegistranten hebben de hoofdregistrant al gekozen en hebben afgesproken hoe er zal worden samengewerkt. Dit wordt doorgaans gedocumenteerd in een overeenkomst. Zie fase 3 voor meer informatie over het overeenkomen van het delen van de gegevens en de gezamenlijke indiening. De hoofdregistrant zal u een beveiligingstoken geven, zodat u zich in REACH-IT kunt aansluiten bij de gezamenlijke registratie.